قانون پارکینسون چیست؟ | چطور از آن در مدیریت زمان استفاده کنیم؟

تا حالا پیش اومده که یک کاری رو بذارین تا دقیقه آخر انجام بدین؛ با اینکه می‌دونستین فقط چند ساعت وقت می‌بره؟ این دقیقا همون قانون پارکینسونه. متاسفانه همیشه ددلاین‌ها باعث افزایش بهره‌وری نمی‌شن؛ ولی فهمیدن قانون پارکینسون و پیدا کردن راه‌هایی برای مقابله باهاش می‌تونه در مدیریت زمان بهتون کمک کنه. تو این راهنما، می‌خوایم توضیح بدیم قانون پارکینسون چطور کار می‌کنه و روش‌هایی رو توضیح بدیم که برای مدیریت زمان حرفه‌ای باید بلد باشید.

قانون پارکینسون چیست؟

قانون پارکینسون میگه که هرچقدر وقت برای انجام کاری داشته باشین، همون مقدار زمان رو برای انجامش اختصاص می‌دین؛ مثلا فرض کنین یک پروژه باید دو هفته دیگه تموم بشه. اولش ممکنه خوشحال بشین که زمان زیادی دارین. اما همین وقت زیاد، باعث می‌شه یا کار رو طولانی‌تر انجام بدین یا تا دقیقه آخر به تعویق بندازین و فقط یه روز قبل از ددلاین تمومش کنین. به عبارت دیگه، کار دقیقا به اندازه زمانی که در اختیار دارین بزرگ و طولانی میشه.

بیشتر بخوانید: تکنیک‌های مدیریت زمان برای مدیران فروش

تاریخچه قانون پارکینسون

سیرل نورثکوت پارکینسون یک تاریخ‌نگار دریایی بریتانیایی بود که اولین بار قانون پارکینسون رو در یک مقاله طنزآمیز برای “اکونومیست” در سال ۱۹۵۵ معرفی کرد. بعدها این شخص کتابی نوشت به نام قانون پارکینسون: در جست‌وجوی پیشرفت. داستانی که توی مقاله‌اش آورده، در مورد زنی هست که تنها کارش اینه که یه کارت پستال بفرسته.

چون کل روز رو برای انجام این کار وقت داره، یک ساعت دنبال کارت می‌گرده، نیم ساعت دنبال عینک می‌گرده، ۹۰ دقیقه می‌نویسه و همینطور ادامه می‌ده تا کل روزش پر بشه. داستان پارکینسون می‌خواد این رو توضیح بده که چطور کارها زمان بیشتری از اونچه که لازمه می‌گیرن.

آیا کارها واقعا زمان بیشتری رو می‌گیرن تا زمانی که داریم؟

مطالعات نشون می‌دن وقتی یه کار به ما داده میشه، بیشتر به زمانی که داریم فکر می‌کنیم تا اینکه چقدر واقعا وقت لازم داریم. این طرز فکر باعث میشه زمان بی‌دلیل تلف و روند کارها کند بشه؛ به همین دلیل هم خیلی وقت‌ها احساس می‌کنیم باید تمام وقتی که داریم رو برای انجام کار صرف کنیم، حتی اگه اصلاً به اون مقدار زمان نیاز نباشه.

مثالی از قانون پارکینسون

فرض کنین مدیر بازاریابی هستین و روی یه پیشنهاد جدید برای مشتری کار می‌کنین. یک ماه وقت دارین تا همه مواد لازم برای پرزنتیشن رو جمع کنین. کم‌کم ددلاین نزدیک میشه و در آخرین لحظه دست به کار می‌شین تا پیشنهاد رو تموم کنین.

یه سناریوی دیگه: هیچ کار فوری دیگه‌ای ندارین؛ پس کل یک ماه رو برای این پیشنهاد می‌ذارین. اگرچه پیشنهاد بعد از دو هفته تقریبا کامل شده، ولی چون وقت اضافه دارین، باز هم ادامه می‌دین و جزئیات جدید اضافه می‌کنین تا ددلاین برسه.

راه‌حل احتمالی: اعضای تیم بازاریابی می‌تونن با همدیگه به‌طور واقع‌بینانه تعیین کنن که چقدر زمان برای انجام یه پروژه لازمه، نه اینکه ددلاین دلخواه بذارند. تمرکز روی زمان واقعی لازم برای پروژه به‌جای تاریخ تحویل، می‌تونه بهره‌وری رو بیشتر کنه.

بیشتر بخوانید: پرزنت محصول چیست؟ موثرترین تکنیک‌های معرفی محصول به مشتری

غلبه بر قانون پارکینسون

شما می‌تونین با استفاده از استراتژی‌های خاصی، به قانون پارکینسون غلبه کنین و بهتر از زمانتون استفاده کنین. وقتی اجازه ندین کارتون زمان بیشتری بگیره، می‌تونین سریع‌تر کارهاتون رو تموم کنین و وقت باقی‌مونده رو برای استراحت یا رفتن به سراغ کارهای دیگه استفاده کنین.

کارهاتون رو به صورت استراتژیک برنامه‌ریزی کنین.

وقتی از قبل برنامه‌ریزی می‌کنین، کمتر احتمال داره که کارتون رو به تعویق بندازین و بیشتر کارهاتون رو به صورت موثر انجام می‌دین. برنامه‌ریزی بهتون کمک می‌کنه زمانتون رو مدیریت کنین، بفهمین هر کار چقدر وقت می‌بره و اون رو مطابق با زمان‌بندی انجام بدین.

تو برنامتون باید این موارد رو مشخص کنین:

• هدف‌های (SMART) خاص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و زمان‌بندی‌شده
• لیست کارها و اقداماتی که باید انجام بشه
• زمان‌بندی تکمیل کارها
• منابعی که نیاز دارین
• تاریخ‌های مشخص برای بررسی پیشرفت کار

ددلاین‌های خودتون رو مشخص کنین.

اولین قدم برای غلبه بر قانون پارکینسون، اینه که ددلاین‌های خودتون رو تعیین کنین. به‌جای اینکه بگین «چقدر وقت دارم؟»، فکر کنین چقدر وقت برای هر کار نیاز دارین و ددلاین‌ها رو طبق اون تنظیم کنین.

برای اینکه بفهمین چقدر زمان برای هر کار لازم دارین، این مراحل رو انجام بدین:

• نیازهای پروژه رو درک کنین: برای تعیین زمان مورد نیاز، باید یه نگاه کلی به کارهایی که باید انجام بدین بندازین. این مرحله شامل لیست کردن همه کارها و فعالیت‌های مربوط به پروژه میشه.
• اولویت‌بندی کارها: بعد از اینکه لیست کارها رو نوشتین، می‌تونین اولویت‌بندی کنین که کدوم کارها مهم‌تر یا پیچیده‌ترن. کارهایی که وقت بیشتری می‌گیرن باید بالای لیست باشن.
• مشخص کنین چه کسانی رو باید درگیر کنین: اگر بخشی از پروژه نیاز به کمک همکارانتون داشته باشه، باید بدونین چه کسی رو باید درگیر کنین. این کار از تلف شدن وقت جلوگیری می‌کنه.
• زمان تخمینی بدین: حالا که درک خوبی از پروژه دارین، می‌تونین زمان تخمینی واقعی برای تکمیل کارها بر اساس میزان کاری که دارین و سطح بهره‌وری بدین. کارها رو به عنوان هدف‌های کوتاه‌مدت در نظر بگیرین که هرچقدر سریع‌تر تمومشون کنین، وقت بیشتری برای کارهای دیگه خواهید داشت.

از تایم‌باکسینگ استفاده کنین.

تایم‌باکسینگ یه استراتژی مفیده که بهتون کمک می‌کنه از تعویق کارها جلوگیری کنین، بهره‌وری از دست رفته رو جبران و بیشتر روی کارهای مهم تمرکز کنین. تایم‌باکسینگ یعنی تعیین یه هدف برای انجام کار توی یه زمان مشخص. وقتی از قبل مشخص می‌کنین که چقدر زمان برای انجام یه کار نیاز دارین، کارهاتون هدفمندتر می‌شن. خلاصه کلام این که می‌تونین از تایم‌باکسینگ برای برنامه‌ریزی کارهای فردی، سازمان‌دهی تیم یا مدیریت موثر جلسات استفاده کنین.

بیشتر بخوانید: چگونه برنامه ریزی کنیم؟ | اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان

از تکنیک پومودورو استفاده کنین.

مثل تایم‌باکسینگ، تکنیک پومودورو هم شامل جلسات کاری متمرکز با استراحت‌های کوتاهه که هدف افزایش بهره‌وری و کاهش خستگی ذهنی رو دنبال می‌کنه. این تکنیک از ۲۵ دقیقه کار با ۵ دقیقه استراحت استفاده می‌کنه تا تمرکز رو به بیشترین حد ممکن برسونه. مراحل پنج‌گانه مدیریت زمان با تکنیک پومودورو:

1. تنظیم لیست کارها طبق اهمیت اون‌ها
2. تنظیم تایمر روی ۲۵ دقیقه
3. تمرکز روی یه کار توی این 25 دقیقه
4. ۵ دقیقه استراحت
5. بعد از ۴ دوره پومودورو، ۱۵ تا ۳۰ دقیقه استراحت طولانی‌تر در نظر بگیرین

از ابزارهای مدیریت کار استفاده کنین.

استفاده از ابزارهای مدیریت کار یه روش عالی برای سازمان‌دهی روز کاریتون، تنظیم ددلاین‌های شخصی و اطمینان از اینکه وقت کافی برای مدیریت اولویت‌هات دارین، هست. می‌تونین لیست کارهای روزانه رو تنظیم و پروژه‌ها رو پیگیری کنین (چه برای همکاری تیمی و چه برای پروژه‌های شخصی).

اگه می‌خواین کنترل زمان خوبی داشته باشین و حجم کارهایی که می‌تونین انجام بدین رو افزایش بدین استفاده از قانون پارکینسون برای شما لازم و ضروریه. اگه کارهاتون رو زودتر از موعد تموم کنین، می‌تونین از وقت اضافی برای پیشرفت توی کارهای دیگه یا حتی استراحت بهره ببرین. هدف اینه که کارهاتون رو موثرتر انجام بدین، نه اینکه خودتون رو خسته کنین.

بیشتر بخوانید: باشگاه مشتریان چیست؟ چطور یک باشگاه مشتریان حرفه‌ای داشته باشیم؟

با قانون پارکینسون توی زمان کم، بیشترین کار رو انجام بدین!

وقتی قانون پارکینسون رو بشناسین و بدونین که چطور کار می‌کنه، به راحتی می‌تونین از این قانون به نفع خودتون استفاده کنین. با استراتژی‌های مناسب مثل برنامه‌ریزی پیشگیرانه، ددلاین‌های شخصی و اولویت‌بندی کارها، می‌تونین بیشتر از همیشه کار کنین و تعادل بهتری بین کار و زندگی داشته باشین.
استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت کار می‌تونه به استراتژی‌هایی که استفاده می‌کنین کمک کنه و به شما توی رسیدن اصولی به اهدافتون یاری برسونه. حالا نظر شما درباره استفاده از قانون پارکینسون چیه؟ نظرات خودتون رو برای ما بنویسین.