چگونه زمان را مدیریت کنیم؟ | موثرترین تکنیک‌های مدیریت زمان که باید بشناسید

به تعویق انداختن کارها، از بین رفتن انگیزه، انجام چندین کار به صورت همزمان و مواردی مثل این‌ها نتیجه نداشتن یه استراتژی مناسب برای مدیریت زمان هست. وقتی مدیریت زمان ندارین، احساس می‌کنین که همه چی از کنترل خارج شده و توان انجام هیچ کاری رو ندارین؛ اما سوال اینجاست که چگونه زمان خود را مدیریت کنیم؟! یا کلی‌تر، مدیریت زمان چیه و چه اهمیتی داره؟! با ما توی این مقاله از بلاگ آکادمی دیدار همراه باشین تا جواب این سوالات رو بررسی کنیم.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان یعنی چه؟! این سوال احتمالاً اولین سوالی هست که وقتی با اصطلاح «مدیریت زمان» مواجه میشین، از خودتون می‌پرسین. توی یه تعریف جامع و ساده از مدیریت زمان می‌تونیم اون رو هماهنگی وظایف و فعالیت‌ها با هدف به حداکثر رساندن اثربخشی تلاش‌های فردی معرفی کنیم. در واقع مدیریت زمان به ما کمک می‌کنه تا کارهای بیشتر و باکیفیت‌تر رو توی بازه زمانی کمتری انجام بدیم.

عناصر کلیدی که مدیریت زمان رو شکل میدن هم عبارتند از: سازماندهی، برنامه‌ریزی و برنامه‌ریزی برای بهترین استفاده از زمان در دسترس. توی بحث تکنیک‌های مدیریت زمان در سازمان هم باید موقعیت خاص افراد، قابلیت‌ها و ویژگی‌های مربوط به اون‌ها رو در نظر بگیریم تا در نهایت به نتیجه خوبی برسیم.

بیشتر بخوانید: انواع مذاکره که باید قبل از ورود به دنیای کسب‌وکار بشناسید

اهمیت مدیریت زمان

قبل از ورود به این بحث که چگونه زمان را مدیریت کنیم؟ بیایین باهم نگاهی به چرایی و اهمیت مدیریت زمان داشته باشیم. اهمیت اصلی مدیریت زمان توی توانایی اون برای معنا بخشیدن به زمان هست و به افراد اجازه میده تا از زمان خودشون بهترین استفاده رو داشته باشن. مثلاً اگه از مدیریت زمان توی یه شرکت استفاده کنیم، این مدیریت زمان برای تعیین اهداف و انتظارات شرکت و کارکنانش کارایی داره. داشتن مهارت مدیریت زمان به کارکنان یه کسب‌وکار کمک می‌کنه تا وظایف خودشون رو با کیفیت بالاتر انجام و به اهداف خودشون برسن.

مهارت ضعیف مدیریت زمان موجب قرار گرفتن شما توی موقعیت‌های استرس‌زا میشه؛ چراکه همیشه برای انجام کارها با کمبود وقت مواجه میشین و در نتیجه کارای ضعیفی رو ارائه میدین. فرض کنین کلی کار دارین و زمان کمی برای انجام اون‌ها دارین، چه احساسی بهتون دست میده؟! اضطراب! دقیقاً به همین علته که آموزش مدیریت زمان خیلی مهم هست.

یادتون باشه درسته که انجام همه کارها زمان‌بر هست؛ ولی بعضی از کارها ارزش بیشتری در مقایسه با بقیه دارن و باید بیشتر حواستون به اون‌ها باشه. اگه مدیریت زمان درستی نداشته باشین، دائماً به محرک‌های بیرونی واکنش نشون میدین و حس می‌کنین که هیچ کنترلی روی کار و زندگی خودتون ندارین.

تکنیک های مدیریت زمان

تکنیک های مدیریت زمان متنوع هستن که توی ادامه مباحث به شکل تفصیلی درباره اون‌ها صحبت می‌کنیم؛ اما توی بحث استفاده از تکنیک‌های مدیریت زمان باید چند نکته مهم رو همیشه رعایت کنین که این نکات به شرح زیر هستن:

• توی یه دفتر کلیه فعالیت‌های هفتگی رو یادداشت کنین تا این شکلی متوجه بشین که کدوم روزها بازدهی بیشتری دارن.
• کارهای روزانه خودتون رو متناسب با درجه اهمیتی که دارن اولویت‌بندی کنین.
• ارتباطات خودتون رو مدیریت کنین؛ استفاده از ایمیل و سر زدن به شبکه‌های اجتماعی رو توی زمان مشخص انجام بدین نه اینکه کل روز درگیر اون‌ها باشین!
• مدیریت حجم کار رو فراموش نکنین. با حجمی بیشتر از اون مقدار کار که به راحتی می‌تونین انجامش بدین موافقت نکنین.

بیشتر بخوانید: تکنیک‌های مدیریت زمان برای مدیران فروش

سه تکنیک مدیریت زمان

سه تکنیک مدیریت زمان پارتو، ماتریس آیزونهاور و پومودورو، بین تکنیک‌های موجود توی این حوزه محبوبیت و کارایی بیشتری دارن و به همین دلیل هم توی ادامه مباحث این سه تکنیک مهم رو با هم مورد بررسی قرار میدیم:

تکنیک مدیریت زمان پارتو (Pareto)

تکنیک مدیریت زمان پارتو از اصل پارتو الهام گرفته شده و مطابق با این اصل، 80 درصد پیامدها از 20 درصد علل ناشی میشن! توجه به این تکنیک برای دسته‌بندی دوره‌های عمل براساس اهمیت یا ارزش کارها بسیار مفید خواهد بود. در واقع، وقتی سراغ تکنیک مدیریت زمان تحلیل پارتو برید این امکان برای شما فراهم میشه تا از منابع در دسترس‌تون به نحو احسن استفاده کنین.

تکنیک مدیریت زمان ماتریس آیزونهاور (Eisenhower matrix)

تکنیک مدیریت زمان آیزونهاور یکی دیگه از تکنیک‌های مدیریت زمان هست و در اصل ابزاری بوده که وظایف رو به دو دسته وظایف فوری و وظایف مهم تقسیم می‌کنه. در واقع هدف این تکنیک اولویت‌بندی کارها براساس فوریت و درجه اهمیت اون‌ها هست. این تکنیک به شما کمک می‌کنه تا متوجه بشین که الان باید به کدوم کارها برسین. طبیعتاً کارهای مهم و فوری رو باید همون لحظه انجام داد.

تکنیک مدیریت زمان پومودورو (Pomodoro)

تکنیک مدیریت زمان پومودورو برای اون دسته از افرادی مناسبه که میل چندانی به انجام کارها و وظایف خودشون و ندارن و اون‌ها رو به تعویق میندازن. توی این تکنیک ساعات کاری به 25 دقیقه 25 دقیقه تقسیم میشن و بین هر 25 دقیقه کار، 5 دقیقه استراحت در نظر گرفته میشه. البته بعد این که 4 پارت 25 دقیقه داشتین باید یه استراحت نسبتاً طولانی (20 دقیقه‌ای) هم داشته باشین.

مدیریت زمان و تئوری مدیریت

در حال حاضر خیلی از تکنیک‌های مدیریت زمان توی بخش مدیریت پروژه‌ها برای کمک به تیم‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرن. البته باید بدونین که مدیریت زمان فقط توی سه تکنیک گفته شده خلاصه نشده؛ بعضی از نظریه‌ها و مفاهیم گسترده مربوط به مدیریت زمان رو در ادامه آوردم که اینا هم جز موثرترین تکنیک‌های مدیریت زمان هستن:

• قانون پارکینسون (Parkinson’s law): براساس این قانون، هر کار به اندازه زمانی طول خواهد کشید که برای اون کار در نظر گرفته شده! زمان بیشتر مساوی تلاش کمتر و زمان کمتر مساوی تلاش بیشتر. به بیان بهتر، هرچقدر که برای کاری زمان در نظر بگیرین، انجام اون کار دقیقاً به همون اندازه کش میاد؛ پس برای هر کاری باید زمان مناسبی انتخاب کنیم.
• تئوری شیشه ترشی: این تئوری روش ساده‌ای برای اولویت‌بندی کردن کارهای روزانه هست و ثابت می‌کنه که یه روز یه آدم میتونه پر بشه از چیزهای کوچیک و بی‌اهمیتی که فقط فضا رو پر می‌کنن!
• قانون هافستاتر (Hofstadter’s law): این قانون میگه که برآورد زمانی برای انجام یه کار همیشه کمتر از زمان واقعی برای تکمیل اون هستش. یعنی اگه برای انجام یه کاری 3 روز طول میکشه شما اون رو 5 روز اعلام کنین به اندازه همون 5 روز کار رو طول میدین تا تموم بشه!

بیشتر بخوانید: مهمترین اصول بازاریابی که هم بازاریاب‌ها و هم فروشنده‌ها باید بلد باشند!

نتیجه‌گیری

خلاصه مدیریت زمان این که باید آن را جزء جدا نشدنی یه کسب‌وکار بدونیم و انجام صحیح اون میتونه به افزایش بهره‌وری، ارتقا روحیه کارکنان، بهبود سطح خلاقیت، غیبت کمتر و مواردی مثل این‌ها منجر بشه. ما توی این مقاله در تکمیل آموزش فروش آکادمی دیدار تلاش کردیم تا به این سوال که چگونه وقت خود را مدیریت کنیم؟ جواب بدیم و امیدواریم که تونسته باشیم با گفتن راه‌حل‌ها و تکنیک‌ها به شما توی کنترل بهتر کارهاتون کمک کنیم. اگه سوالی درباره مدیریت زمان دارین که توی مطالب فوق بهش اشاره نشده، کافیه توی بخش نظرات مطرحش کنین تا کارشناس‌های ما توی اسرع وقت به سوالتون جواب بدن.