قانون پارتو (20/80) چیست؟ | قانون پارتو در مدیریت زمان و انجام کارهای روزانه

وقتی صبح وارد دفتر کارتون میشین اولین کاری که انجام میدین، چیه؟! خیلی از صاحبای کسب‌وکارها سعی می‌کنن توی همون قدم اول و شروع روز، تکالیف و وظایفی که توی اون روز برعهده اون‌ها قرار گرفته رو اولویت‌بندی کنند؛ اما سوال هم دقیقاً همینجا هست که از چه تکنیکی باید برای مدیریت زمان و اولویت‌بندی کارها استفاده کنیم؟!

یکی از تکنیک‌های رایجی که میشه توی این زمینه ازش کمک گرفت، قانون پارتو (Pareto Principle) هستش که بهش قانون 80/20 هم گفته میشه. این قانون میتونه به شما کمک کنه تا اون دسته از کارهایی که بیشترین اهمیت رو دارن، تعیین و اولویت‌بندی کنین. اگه شما هم دنبال افزایش بهره‌وری روز کاریتون هستین، با ما توی این مقاله از بلاگ آکادمی دیدار همراه باشین تا با قانون پارتو بیشتر آشنا بشیم.

بیشتر بخوانید: چگونه برنامه‌ریزی کنیم؟ | اهمیت برنامه‌ریزی در مدیریت زمان

قانون پارتو چیست؟

قانون پارتو معتقد هست که تقریباً 80 درصد پیامدها فقط از 20 درصد علل ناشی میشن. به بیان بهتر، درصد کمی از علل وجود دارن که یه اثر بزرگتر ایجاد می‌کنن. درک این واقعیت برای مدیریت زمان خیلی اهمیت داره؛ چراکه به شما کمک می‌کنه تا بتونین وظایف و تکالیف مهم رو توی اولویت قرار بدین و بیشترین تأثیر رو توی محیط کاریتون داشته باشین.

البته قانون پارتو رو با اسم‌هایی مثل قانون پراکندگی فاکتورها یا قانون 20/80 هم میشناسن و امکان استفاده از این قانون اصولاً توی اقتصاد، تجارت، مدیریت زمان و حتی ورزش وجود داره. مثلاً 80 درصد سود یه شرکت از 20 درصد مشتری‌ها حاصل میشه یا مثلا 80 درصد امتیازها توسط 20 درصد بازیکن‌ها کسب میشه.

بیشتر بخوانید: سود فروش باید چند درصد باشد؟ (فرمول محاسبه سود به همراه مثال)

تاریخچه قانون پارتو

قانون پارتو توی سال 1896 میلادی توسط یه اقتصاددان ایتالیایی به اسم ولفردو پارتو (Vilfredo Pareto) ابداع شد. پارتو توی اون سال‌ها این شکلی استدلال کرد که فقط 20 درصد از ایتالیایی‌ها 80 درصد از زمین‌های ایتالیا رو توی مالکیت خودشون دارن. ولفردو همچنین مشاهده کرد که فقط 20 درصد از گیاه‌های توی باغش 80 درصد میوه رو تولید میکنن.

نحوه استفاده از قانون پارتو

قانون پارتو به شما کمک می‌کنه تا تشخیص بدین که کدوم قسمت از کارهاتون بیشترین تأثیر رو داره؛ در واقع با این قانون میشه هر نوع کاری رو به بخش‌های کوچیک‌تر تقسیم کرد. توی ادامه نحوه استفاده از قانون پارتو توی بهره‌وری و تصمیم‌گیری رو مورد بررسی قرار می‌دیم:

استفاده از قانون پارتو برای افزایش بهره‌وری

کاربرد اصلی قانون 80/20 توی اولویت‌بندی کارهایی هست که باید توی روز انجام بدین. ایده کلی پشت این قانون این هستش که توی لیست وظایف روزانه، تکمیل 20 درصد از اون وظایف حدود 80 درصد از تاثیری که میتونین برای اون روز ایجاد کنین رو به همراه خودش داره.

بنابراین برای این که بیشترین تاثیر رو داشته باشین توی قدم اول باید مشخص کنین که کدوم وظایف بیشترین تاثیر رو دارن و روی همون‌ها تمرکز کنین. برای انجام این اولویت‌بندی لازمه که کلیه کارهایی که توی یه روز انجام میدین رو فهرست کنین. اینجوری راحت‌تر می‌تونین تشخیص بدین که کدوم یک از این وظایف و تکالیف بیشترین تأثیر رو دارن.

بیشتر بخوانید: استراتژی افزایش فروش | بررسی عوامل موثر در افزایش فروش یا ارائه خدمات

استفاده از قانون پارتو در تصمیم‌گیری

قانون پارتو به شما کمک میکنه تا توی فرآیند حل مسئله بهترین تصمیم رو بگیرین. مثلاً وقتی راه‌حل‌های مختلفی برای یه مشکل وجود داره، این قانون توی اولویت‌بندی این راه‌حل‌ها به شما کمک میکنه. برای انجام این اولویت‌بندی چند مرحله کلیدی داریم که به شرح زیر هستن:

1. مشکلاتی که تیم شما با اون‌ها مواجه شده رو شناسایی کنین. شناخت مشکل، انتخاب راه‌حل رو منطقی‌تر و راحت‌تر می‌کنه.
2. علت شکل‌گیری این مشکلات رو شناسایی کنین و متناسب با این علل، راه‌حل‌هایی در نظر بگیرین.
3. حالا باید مشکلات رو توی گروه‌های مختلف دسته‌بندی کنین. اگه بعضی از علت مشکل‌ها یکسان هستن، از اون برای قرار دادن مشکلات توی یه دسته استفاده کنین. این موضوع میتونه به شما کمک کنه تا تصمیم بگیرین که آیا یه راه‌حل میتونه چند مشکل رو حل کنه یا خیر!
4. برای هر کدوم از مشکلات متناسب با تأثیری که دارن، یه ارزش تعیین کنین. این عدد میتونه بین 1 تا 10 باشه.
5. از بین مشکلات، اون دسته از مشکل‌هایی که توی 20 درصد برتر قرار میگیرن رو انتخاب کنین. برای تشخیص این که بدونین کدوم مشکل توی این 20 درصد برتر قرار میگیره باید به ارزشی که به مشکل دادین توجه کنین. هدف اصلی توی این کار اینه که با استفاده از یه راه‌حل چندین مشکل رو حل کنیم.

بیشتر بخوانید: ماتریس آیزنهاور چیست؟ | ماتریس مدیریت زمان با جدول فوری-مهم

بررسی مثال عملی استفاده از قانون پارتو در تصمیم‌گیری

فرض کنین که شما توی یه شرکت فعال توی حوزه فروش آنلاین کار می‌کنین. حالا به 100 مورد از آخرین شکایت مشتری‌ها نگاه می‌کنین و متوجه میشین که عمده شکایت‌ها بخاطر این بوده که مشتری‌ها محصولات آسیب‌دیده دریافت کردن.

از طرفی مقدار بازپرداختی‌های شرکت رو مورد بررسی قرار میدین و متوجه میشین که تقریباً 80 درصد بازپرداختی‌ها بخاطر محصولات آسیب‌دیده بوده و این مشکل رو باید اصلی‌ترین مشکل حال حاضر برای شرکت بدونیم. در نتیجه تیم شما تصمیم می‌گیره شیوه بسته‌بندی محصولات رو تغییر بده تا توی فرآیند حمل و نقل آسیبی به اون‌ها وارد نشه.

بیشتر بخوانید: آموزش تکنیک‌های فروش اینترنتی برای تحول فروش آنلاین شما

مزایا و معایب استفاده از قانون پارتو

برای تصمیم‌گیری بهتره درباره استفاده از قانون پارتو باید دید واضحی از مزایا و معایب این تکنیک ویژه داشته باشین. مزایا و معایب استفاده از قانون پارتو به شرح زیر هستن:

مزایای استفاده از قانون پارتو

بزرگترین مزیت استفاده از قانون پارتو این هست که می‌تونین با انجام کار کمتر، حداکثر تاثیر رو دریافت کنین. این موضوع به تیم شما کمک میکنه تا کارآمدی خوبی رو نشون بدن و از زمان درست‌تر استفاده کنن. موارد گفته شده توی ادامه از مزایای دیگه‌ای هستن که می‌تونیم برای قانون پارتو در نظر بگیریم:

• مشخص شدن اولویت‌ها هم برای شما و هم برای تیم شما
• امکان تقسیم کار به بخش‌های قابل مدیریت
• افزایش بهره‌وری روزانه
• استراتژی متمرکزتر

بیشتر بخوانید: استراتژی بازاریابی چیست؟ | راهنمای تدوین استراتژی بازاریابی و فروش

معایب استفاده از قانون پارتو

تعبیر اشتباهی درباره قانون پارتو وجود داره و بعضی‌ها اینجوری تصور می‌کنن که با کمک این قانون میشه با 20 درصد تلاش، 80 درصد نتیجه رو به دست آورد! یادتون باشه اعداد 20 و 80 هیچ اشاره‌ای به میزان تلاش شما ندارن، بلکه فقط روی پیامد کارها متمرکز شدن. به بیان بهتر، توی استفاده از قانون پارتو هدف این نیست که تلاش خودتون رو به حداقل برسونید، بلکه باید کارایی که مهم هستن و بیشترین تاثیر رو دارن شناسایی کنین!

از معایب دیگه‌ای که میشه برای استفاده از قانون پارتو بهش اشاره کرد این هست که ممکنه اعضای تیم هیچ توجهی به انجام کارهای با ارزش و اهمیت کمتر نشون ندن. یادتون باشه که اگه فقط روی کارهای مهم تمرکز کنین و توجهی به چک کردن ایمیل‌ها و غیره نداشته باشین، همه چیز از بین میره! شما باید یه تعادلی بین انجام کارهای مهم و سایر تکالیف برقرار کنین تا نتیجه بهتری توی کسب‌وکارتون ببینین.

بیشتر بخوانید: قانون پارکینسون چیست؟ | چطور از آن در مدیریت زمان استفاده کنیم؟

قانون پارتو؛ تکنیکی برای اولویت‌بندی کارها!

قانون پارتو این امکان رو برای شما فراهم میکنه تا وقت بیشتری رو برای انجام کارهای مهم صرف کنین. مدیریت زمان درست و اصولی نتیجه استفاده از قانون پارتو هستش و به شما کمک میکنه تا نه تنها از هدررفت زمان جلوگیری کنین، بلکه بهره‌وری کارتون رو تا حد قابل توجهی افزایش بدین. یکی از اصلی‌ترین موضوعاتی که توی دوره آموزش فروش درباره‌اش صحبت می‌کنیم، همین موضوع پارتو هست. اما نظر شما درباره استفاده از قانون پارتو چیه؟ نظرات خودتون رو برای ما بنویسین.