چگونه برنامه ریزی کنیم؟ | اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان

یک برنامه ریزی خوب که به خوبی اجرا شده می‌تونه در کنار افزایش کیفیت، موجب بهبود بهره‌وری و کاهش هزینه‌ها مخصوصا در بحث مدیریت زمان بشه. اینکه چگونه برنامه ریزی کنیم و این مسئله چقدر اهمیت داره، موضوعی بوده که توی این مقاله از بلاگ آکادمی دیدار به اون خواهیم پرداخت؛ پس با ما همراه باشین.

چرا برنامه ریزی مهمه؟!

تا حالا به این موضوع فکر کردین که اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان چیست؟! داشتن یه برنامه اصولی همیشه مهم هستش؛ چون میتونه دستورالعمل‌ها و مراحل عملی که برای تکمیل یه پروژه لازم هست رو به صورت بصری در برابر شما قرار بده. اجرای دقیق یه برنامه اصولی که به خوبی توسعه داده شده به شما کمک می‌کنه تا کارهای خودتون رو به صورت سازماندهی شده انجام بدین و با پیگیری پیشرفت‌ها، موفقیت کلی پروژه مدنظر رو تضمین کنین.

برنامه ریزی توی پایان راه انجام پروژه هم کاربرد داره و فقط نباید توی مسیر به اون تکیه کنید، بلکه توی پایان کار هم به شما میگه که کدوم بخش عالی بوده و کجا به کار بیشتری نیاز داره. دونستن این داده‌ها به شما کمک میکنه تا توی آینده برنامه ریزی دقیق‌تری داشته باشین و برنامه مدیریت زمان بهتری تنظیم کنین.

چگونه برنامه ریزی کنیم؟

حالا که متوجه اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان شدین باید مستقیماً وارد بررسی مراحلی بشیم که به شما توی تنظیم برنامه موفق و اصولی کمک می‌کنه. این مراحل به شرح زیر هستن:

جمع‌آوری اطلاعات و داده‌ها

قبل از برنامه ریزی باید مطمئن بشین که کلیه اطلاعات لازم رو در اختیار دارین. مهارت برنامه ریزی و مدیریت زمان توی تعیین محدوده کامل پروژه هست و برای تعیین محدوده میتونین از این سوالات استفاده کنین:

• مشتری‌ها چه کانال‌های ارتباطی رو ترجیح میدن؟
• بودجه در نظر گرفته شده برای این پروژه چقدره؟
• این پروژه تا چه زمانی باید تکمیل بشه؟
• هدف این پروژه حل چه مشکلیه؟

بیشتر بخوانید: ارتباط با مشتری به شکل موثر | با این تکنیک‌ها قلب مشتری رو تسخیر کنین!

شناسایی منابع کلیدی

توی مراحل اولیه برنامه ریزی بعد جمع‌آوری اطلاعات باید منابع کلیدی که برای تکمیل پروژه لازم هستن رو در نظر بگیریم. این منابع از پروژه‌ای به پروژه دیگه متفاوتن و میتونه شامل مواردی مثل مواد خام، تجهیزات، کارکنان و غیره باشه. بعد از این که فهرست منابع کلیدی و ضروری خودتون رو تهیه کردین باید برین سراغ شناسایی این که هر کدوم از این منابع رو باید از کجا تهیه کنین (سعی کنین یه گزینه جایگزین و پشتیبان برای هر منبع در نظر بگیرین تا مطمئن بشین که برنامه توی مرحله اجرا به درستی انجام میشه).

توسعه اهداف هوشمندانه

مدیریت زمان و برنامه ریزی نیازمند داشتن اهداف روشن و قابل اجراست. اهداف هوشمندانه و اسمارت برای برنامه‌ریزی، اون دسته از اهدافی هستن که قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط و مبتنی بر زمان باشن:

• قابل اندازه‌گیری: اهداف برنامه ریزی شما باید طوری باشه که بتونین پیشرفت و موفقیت پروژه رو اندازه بگیرین. مثلاً این موضوع میتونه شامل تعداد فروش، تعداد اقلام تولیدی و مواردی مثل این‌ها باشه.
• قابل دستیابی: اهداف برنامه ریزی شما باید واقع‌بینانه باشن. قبل از اجرای برنامه ریزی در نظر گرفته شده از خودتون بپرسین که آیا میتونین با منابع، اعضای تیم و بودجه‌ای که در اختیار دارین به اهداف معینی برسین؟
• مرتبط: مشخص کنین که اهداف مشخص شما توی برنامه ریزی انجام گرفته تا چه حد برای موفقیت کلی پروژه مهم هستن. این موضوع باعث میشه تا راحت‌تر بتونین  اهداف رو اولویت‌بندی کنین.
• مبتنی بر زمان: جدول مدیریت زمان برای موفقیت یه برنامه اصولی، لازم و ضروری هستش. یه جدول زمانی مشخص میکنه که وظایف چه زمانی باید تکمیل بشن و پروژه چه زمانی به پایان میرسه. این موضوع باعث میشه تا راحت‌تر به پیشرفت‌های کلی پروژه نظارت کنین.

بیشتر بخوانید: معنی تارگت زدن چیست؟+ نحوه محاسبه تارگت فروش

ایجاد چارچوب

پس از تعیین اهداف هوشمندانه توی برنامه ریزی نوبت به تقسیم این اهداف به وظایف کوچیک‌تر میرسه تا به پروژه نزدیکتر بشن. برای انجام این کار باید چارچوبی مشخص کنیم که به وضوح هر مرحله از پروژه و زمان اجرای اون رو مشخص میکنه. این برنامه مدیریت زمان به شما کمک میکنه تا بهترین شیوه‌ها رو با تیم خودتون به اشتراک بذارین تا کارها اصولی و با کیفیت بالاتر جلو برن.

تعیین وظایف و ارزیابی عملکرد

توی برنامه ریزی اصولی، کلیه اعضای تیم میدونن که چه وظایفی برعهده اون‌ها قرار گرفته؛ پس باید وظایف اعضای تیم رو به شکل دقیق مشخص کنین. این موضوع باعث افزایش کارایی شده و جدول زمانی واقعی‌تری به دست میده. برای تعیین وظایف باید ویژگی‌هایی مثل سطح در دسترس بودن و نقاط قوت هر عضو تیم رو در نظر بگیرین تا وظایف متناسب با ویژگی‌های اون‌ها تقسیم بشه.

آخر کار باید هزینه‌ها، کیفیت، رضایت مشتریان و عملکرد کلی پروژه رو ارزیابی کنین تا مشخص بشه که تا چه میزان پایبند به برنامه ریزی خودتون بودین.

بیشتر بخوانید: استراتژی افزایش فروش | بررسی عوامل موثر در افزایش فروش یا ارائه خدمات

برنامه ریزی؛ کلید موفقیت در کسب‌وکار

برنامه ریزی درست و اصولی می‌تونه به کسب‌وکار شما نظم بده و توی کوتاه مدت موجب ارتقا سطح درآمدی شما بشه. وقتی یه برنامه ریزی درست داشته باشین نگران انجام به موقع وظایف و کیفیت نیستین؛ چون همه چیز طبق برنامه پیش میره. البته توصیه می‌کنیم که همیشه یه برنامه پشتیبان و جایگزین هم داشته باشین که اگه کارها طبق برنامه قبلی پیش نرفت خیلی راحت‌تر بتونین خودتون رو با شرایط جدید وفق بدین و سازگار بشین. نظر شما درباره برنامه ریزی توی کسب‌وکار چیه؟ چه نکات دیگه‌ای باید توی این برنامه ریزی در نظر گرفته بشه؟ نظرات خودتون رو برای ما بنویسین.