برنامه ریزی تایم باکسینگ (Timeboxing) یا برنامه ریزی به سبک ایلان ماسک چست؟

تا حالا این تجربه رو داشتین که یه کار نیم ساعته کل روز شما رو به خودش اختصاص بده؟! این یه امر طبیعی هست که اگه برای زمان خودتون محدودیت و مرزی در نظر بگیرین، یه کار ساده می‌تونه کل روز شما رو به خودش درگیر کنه. یکی از استراتژی‌های مدیریت زمان کاربردی، استفاده از تایم باکسینگ (Timeboxing) هست که به شما کمک می‌کنه تا کنترل برنامه روزانه خودتون رو به دست بگیرین.

با توجه به اهمیت تایم باکسینگ ما این مقاله رو به بررسی تایم باکسینگ و مدیریت زمان به سبک ایلان ماسک اختصاص دادیم. اگه شما هم درباره استفاده از استراتژی تایم باکسینگ کنجکاو هستین تا آخر این مطلب همراه ما باشین.

تایم باکسینگ چیست؟

تایم باکسینگ یه استراتژی ساده برای مدیریت زمان هست که به شما کمک می‌کنه تا بهره‌وری خودتون رو بالاتر ببرین و از تعلل توی انجام کارها جلوگیری کنین. وقتی یه جعبه زمانی برای کار خودتون تنظیم می‌کنین، متعهد میشین که اون کار رو توی بازه زمانی خاص تموم کنین.

وقتی به مرحله‌ای می‌رسید که چطور برنامه‌ریزی کنیم، باید برید سراغ برنامه‌ریزی ایلان ماسک (همین تایم باکسینگ). استفاده از برنامه ریزی تایم باکسینگ باعث میشه تا متمرکز بمونین و کارهای غیرضروری و حواس‌پرتی خودتون رو کاهش بدین. در واقع از تایم باکسینگ می‌تونین برای برنامه‌ریزی وظایف فردی، سازمان‌دهی به کارهای تیمی و مدیریت موثر جلسات استفاده کنین.

بیشتر بخوانید: تکنیک‌های مدیریت زمان برای مدیران فروش

انواع تایم باکسینگ

تایم باکسینگ رو باید به دو نوع تایم باکسینگ سخت و تایم باکسینگ نرم تقسیم کرد:

• تایم باکسینگ سخت (Hard timeboxing): این نوع از تایم باکسینگ به حالتی اشاره داره که به محض اتمام زمان در نظر گرفته شده باید کار رو متوقف کنین، حتی اگه کار تموم نشده باشه! این حالت از تایم باکسینگ به مدیریت کمال‌گرایی کمک می‌کنه و شما رو از صرف زمان زیاد برای کارهایی که در حال حاضر وضعیت خوبی دارن دور می‌کنه.
• تایم باکسینگ نرم (Soft timeboxing): تایم باکسینگ نرم انعطاف بیشتری در مقایسه با تایم باکسینگ سخت داره. این تایم باکسینگ زمانی که تایمر خاموش میشه به عنوان یه پیشنهاد برای تکمیل کار عمل می‌کنه. به بیان ساده‌تر، این نوع از تایم باکسینگ و مدیریت زمان ایلان ماسک، انعطاف خوبی برای کارهایی که به زمان بیشتری نیاز دارن، فراهم می‌کنه.

تایم باکسینگ مناسب چه کسانی است؟

گاهی اوقات این موضوع برای همه ما پیش اومده که احساس می‌کنیم با زمان بیدار شدن از خواب مشکل داریم، زمان زیادی رو صرف بازی کردن، چت کردن، چک کردن ایمیل‌ها و غیره می‌کنیم. یادتون باشه که شما توی این موضوع تنها نیستین و تقریباً همه ما این مشکلات رو تجربه کردیم یا حتی می‌کنیم! در نتیجه استفاده از استراتژی مدیریت زمان تایم باکسینگ برای همه خوبه؛ اما برای یه سری از افراد به شکل ویژه‌تری مفید ظاهر شده!

به طور کلی، اگه جزو یکی از افراد زیر هستین استفاده از تایم باکسینگ یه انتخاب عالی برای شما خواهد بود:

• اگه ADHD دارین و به راحتی حواستون از کاری که انجام میدین پرت میشه.
• اگه کمال‌گرا هستین و زمان خیلی زیادی رو صرف انجام یه کار می‌کنین.
• اگه توی انجام دادن کارها معطلی زیادی دارین و سمت کارها نمیرین.
• قصد دارین سطح بهره‌وری خودتون رو با دیدن تعداد کارهایی که توی زمان مشخصی انجام دادین، اندازه بگیرین.
• دنبال این هستین که انجام همزمان چندین کار رو متوقف کنین و فقط روی یه کار متمرکز بشین.

بیشتر بخوانید: تکنیک پومودورو چیست؟ فرمول جادویی تمرکز و مدیریت زمان برای فروشنده‌های حرفه‌ای

چطور باید تایم باکسینگ را اجرا کنیم؟

حالا که متوجه شدین تایم باکسینگ یه شیوه مدیریت زمان هست که به سازماندهی کارها و وظایف شما کمک می‌کنه باید مراحل و شیوه اجرای این استراتژی مدیریت زمان رو همراه با طرح مثال‌هایی ساده‌تر کنیم:

1. شناسایی وظایف: قدم اول برای استفاده از استراتژی تایم باکسینگ این هست که وظایف خودتون رو به طور دقیق شناسایی و محدودیت زمانی برای اون‌ها در نظر بگیرین. مثلاً اگه این وظیفه مدیریت شبکه‌های اجتماعی تیم هست و می‌دونین انجام این وظیفه کل روز شما رو ممکنه به خودش اختصاص بده، از تکنیک تایم باکسینگ و اختصاص زمان مشخص استفاده کنین. مثلاً 1 ساعت صبح و 1 ساعت بعدازظهر!
2. تعیین اهداف مشخص: از قبل باید تعریف کنین که چی از تایم باکسینگ می‌خوایین! مثلاً اگه زمان زیادی رو صرف چک کردن صندوق ورودی ایمیل خودتون می‌کنین و این کار باعث میشه تا از انجام کارهای با اولویت بیشتر بمونین، یه هدف 30 دقیقه براش در نظر بگیرین. این طوری هم زمانی رو صرف بررسی ایمیل‌ها کردین و هم به کارهای ضروری رسیدین.
3. اختصاص زمان: حتماً باید برای کلیه کارها زمان مشخصی تعریف کنین. استفاده از ردیاب زمان توی این مرحله می‌تونه کمک خوبی برای شما باشه، به ویژه اگه چندین کار رو در طول روز مدیریت می‌کنین.
4. کار بدون وقفه: توی بازه زمانی در نظر گرفته شده فقط و فقط روی همون کار متمرکز بمونین. مثلاً توی نیم ساعت مربوط به چک کردن ایمیل نباید سراغ چک کردن شبکه‌های اجتماعی برین!

بیشتر بخوانید: تارگت فروش چیست؟ | نحوه نوشتن تارگت فروش + انواع هدف‌گذاری در فروش

تایم باکس چقدر باید باشد؟

طول ایده‌آل برای تایم باکسینگ به وظیفه مدنظر و همچنین سطح تمرکز مورد نیاز بستگی داره. به طور میانگین اون دسته از افرادی که به سراغ استفاده از تایم باکسینگ اومدن از تایم باکس‌های 30 تا 90 دقیقه‌ای استفاده می‌کنن که در کنار حفظ بهره‌وری، امکان کار عمیق رو هم فراهم می‌کنه.

با این حال یادتون باشه که تایم باکس مثل مدیریت زمان به روش ایلان ماسک محدود به دوره‌های کوتاه نیست و تیم‌ها ممکنه از تایم باکسینگ‌های طولانی‌تری که هفته‌ها و ماه‌ها رو پوشش می‌ده استفاده کنن. به طور خلاصه دستورالعمل اینکه تایم باکس چقدر باشه به شرح زیر هستش:

• 30 الی 60 دقیقه: ایده‌آل برای بررسی ایمیل، کارهای مرتبط با شبکه‌های اجتماعی و طوفان فکری
• 60 الی 120 دقیقه: بهترین بازه برای انجام کارهای عمیقی مثل نوشتن، کدنویسی و طراحی

بیشتر بخوانید: تکنیک آینه‌ای در مذاکره | تقلید از زبان بدن طرف مقابل‌ به عنوان یک ترفند مذاکره

یادتون باشه هدف از شیوه تایم باکسینگ عجله توی انجام کارها نیست، بلکه اختصاص زمان مناسب برای تلاش متمرکز هست.

برنامه ریزی به سبک ایلان ماسک

برنامه ریزی ایلان ماسک روی قانون 5 دقیقه‌ای متمرکز شده که یکی از بهترین راه‌ها برای استفاده مفید از زمان هست. توی این شیوه باید روز خودتون رو به قسمت‌های 5 دقیقه‌ای تقسیم کنین و از این 5 دقیقه‌ها برای انجام یک یا چند کار بهره ببرین. انجام این کار یه برنامه روشن درباره این که روی چی کار خواهید کرد و چه زمانی رو باید به اون اختصاص بدین در اختیار شما قرار میده.

اجرای این تکنیک ممکنه ساده به نظر برسه؛ اما تنها زمانی می‌تونین از اون استفاده کنین که نظم و انضباط خوبی داشته باشین. توی استفاده از برنامه ریزی به سبک ایلان ماسک هم باید اول وظایف خودتون را لیست کنین و بعد برای انجام هر کار زمان مشخصی رو تخمین بزنین. توی برنامه شما باید برنامه‌ریزی برای کارهای غیرمنتظره و زمان استراحت هم در نظر گرفته بشه. مثلاً برنامه‌ریزی کنید که بعد هر 1 یا 2 ساعت، کار رو به مدت 10 دقیقه متوقف کنین.

بیشتر بخوانید: تکنیک GTD چیست؟ | برنامه‌ریزی به روش GTD برای نظم ذهنی و افزایش بهره‌وری

نتیجه‌گیری

مدیریت زمان باعث میشه نه تنها به کلیه کارهای خودتون توی زمان و موعد مقرر خودش برسید، بلکه سطح بهره‌وری شما رو هم بالاتر می‌بره. تایم باکسینگ یکی از بهترین استراتژی‌های مدیریت زمان هست که روی محدود کردن و مرزبندی زمان متمرکز شده و استفاده از اون، نقش زمان رو توی زندگی شما پررنگ‌تر می‌کنه. در واقع با استفاده از این شیوه مدیریت زمان دیگه نگرانی خاصی بابت اتلاف وقت نخواهید داشت. حالا شما بگین که نظرتون درباره تایم باکسینگ چیه و آیا تا حالا ازش استفاده کردین یا نه؟!