واقعیت اینه که ما همهمون تماسهای تلفنی مهمی داریم؛ چه برای معرفی کسبوکار، چه فروش تلفنی، چه درخواست مشاوره، چه پیگیری یا حتی ارتباط گرفتن با سرمایهگذار یا همکار. از اونجایی که تماس تلفنی، ارتباط رو در لحظه و بدون زبان بدن پیش میبره، خیلی وقتها اونطور که باید، تاثیرگذار نیست. بهویژه اگه جزو نسل دیجیتال باشید، احتمالاً ارتباط با تکنولوژی و ابزارهای آنلاین براتون راحتتر از مهارتهای پایه هست.
ما قراره درباره تماسهای کوتاه و حرفهای صحبت کنیم؛ منظورمون اون تماسهاییه که قراره در مدت محدود، هم اثرگذار باشه و هم محترمانه. در ادامه، چند نکته کلیدی در مورد مکالمه تلفنی موثر رو با هم مرور میکنیم که باعث میشن تماسهاتون با افراد حرفهایتر، نتیجهبخشتر و محترمانهتر باشه.
حتماً از قبل آماده باشید
قبل از هر تماس، چند دقیقه زمان بذارید و روی یک کاغذ یادداشت کنید که دقیقاً برای چی تماس میگیرید، چه نکاتی مهمه و اگه قراره درخواستی داشته باشید، اون چیه. حتی بنویسید که تماستون چقدر قراره طول بکشه. این کار باعث میشه توی مکالمه سردرگم نشید و از زمان درست استفاده کنید.
بیشتر بخوانید: چطور تماس تلفنی فروش را شروع کنیم؟
مکالمه تلفنی موثر چند دقیقه است؟
مکالمه تلفنی خوب و مؤثر معمولاً بین ۳ تا ۵ دقیقه طول میکشه. تو این مدت میتونید حرفای اصلی رو بزنید، نیازها رو بشناسید و به یه نتیجه یا تصمیم برسید، بدون اینکه مکالمه خستهکننده یا طولانی بشه.
البته این زمان بسته به موضوع و هدف تماس ممکنه فرق کنه، ولی معمولاً وقتی تماس کوتاه و متمرکز باشه، بهتر جواب میده.
گفتوگو رو به شکلی صمیمی و دوستانه شروع کنید
شروع مکالمه تلفنی موثر با یه گفتوگوی دوستانه میتونه فضا رو صمیمیتر کنه؛ مثلاً اشاره به اخبار اخیر، آبوهوا یا موضوعی که میدونید برای طرف مقابل جذابه؛ اما اینجا دو نکته مهمه:
- اگه دیدید طرف مقابل اهل این صحبتها نیست، سریع برید سر اصل مطلب.
- وقت زیادی رو هم صرف خوشوبش نکنید؛ چون شما زنگ زدید و مسئول مدیریت زمان تماس هستین. برای کسانی که نمیشناسید، معمولاً ۱–۲ دقیقه برای گرمگیری کافیه.
بیشتر بخوانید: چگونه فروش تلفنی موفق داشته باشیم؟
خیلی زود و واضح بگید چرا تماس گرفتید
یکی از بزرگترین اشتباهها اینه وقتی تماس میگیرید، بعد از چند دقیقه هنوز معلوم نیست هدف تماس شما چیه. جملههایی مثل: «راستش تماس گرفتم چون…» یا «میخواستم یه موضوعی رو خیلی کوتاه باهاتون در میون بذارم» میتونن خیلی ساده و سریع مخاطب رو در جریان موضوع بذارن. حتی اگه درخواست مشخصی ندارید، بگید که فقط خواستید در جریان پیشرفت کار یا محصولتون بذاریدشون تا در آینده تعامل راحتتری داشته باشید.
مونولوگ نباشید و اجازه بدید طرف مقابل هم صحبت کنه
یکی از رایجترین اشتباهها اینه که یکسره حرف بزنید و منتظر هیچ بازخوردی از طرف مشتری نمونید. این مشکل نهتنها نشون میده در ارتباط حرفهای تجربه ندارید، بلکه باعث میشه طرف مقابل حواسش پرت بشه یا حتی بهکل ارتباط با اون رو از دست بدید.
بعد از هر چند جمله، توقف کنید و بپرسید: «نظرتون چیه؟»، «تا اینجا مشکلی ندارید؟» یا حتی یه تأیید ساده بگیرید.
بیشتر بخوانید: چگونه بیشتر بفروشیم؟ | برنامهریزی برای فروش بیشتر
سوال بپرسید تا مکالمه دوطرفه باشه
مکالمه تلفنی موثر یعنی گفتوگوی دو نفره، نه نطق یکنفره. با پرسیدن سوالهای کوتاه و مرتبط میتونید هم طرف مقابل رو درگیر گفتوگو نگه دارید، هم چیزهای مهمتری یاد بگیرید. دونستن سوالات فروش هوشمندانه اینجا خیلی بهتون کمک میکنه.
قبل از تماس، دقیقاً بدونید «چی میخواید»
یکی از مهمترین بخشهای هر مکالمه تلفنی موثر همینه و باید لاقل یک «درخواست مشخص» داشته باشید. فقط حواستون باشه:
- درخواستتون واضح، منطقی و قابل انجام باشه.
- تعداد خواستههاتون زیاد نباشه؛ یه خواسته مشخص خیلی بهتر از چند تا خواسته مبهمه.
- درخواست بزرگ (مثلاً سرمایهگذاری یا معرفی مهم) رو فقط وقتی مطرح کنید که رابطهتون به اون نقطهای که انتظار دارید رسیده باشه.
بیشتر بخوانید: بایدها و نبایدهای فروش تلفنی از زبان فروشندههای حرفهای
به زمان تعهد داشته باشید یا حتی زودتر انجامشون بدید.
اگه به مشتری گفتید «فقط ۱۰ دقیقه وقتتون رو میگیرم»، واقعاً همونقدر زمان بگیرید. این متعهدبودن به زمان نهتنها باعث میشه فرد مقابل به شما اعتماد کنه، بلکه احتمال تماسهای بعدی هم بیشتر میشه. اگه عادت داشته باشید همیشه تماسهاتون طولانی بشه یا بیبرنامه جلو برید، خیلی زود لیست تماسهاتون کمحجمتر میشه.
بیشتر بخوانید: چطور از روانشناسی فروش تلفنی برای متقاعد کردن مشتری استفاده کنیم؟
و در نهایت
از تماس تلفنی نترسید. تماس تلفنی خیلی وقتها میتونه سریعتر، انسانیتر و تاثیرگذارتر از ایمیل باشه. پشت ایمیل قایم نشید. تماس بگیرید، صحبت کنید، گوش بدید و رابطههاتون رو عمیقتر کنید. تکنیکهای مذاکره فروش تلفنی رو یاد بگیرید و شروع کنید به تماس تلفنی.
اگه نیاز به آموزش موارد بیشتری دارید، حتما به صفحه دوره جامع فروش سر بزنید.
سوالات متداول
مکالمه تلفنی موثر چند دقیقه است؟
معمولاً 3 تا 5 دقیقه، بهتره زمان رو قبل تماس مشخص کنید.
چطور تماس تلفنی رو راحتتر انجام بدم؟
قبل تماس آماده باشین و با لحن دوستانه شروع کنین.
اگر طرف مقابل وقت نداشت چیکار کنیم؟
موضوع رو سریع بگین و در صورت نیاز زمان دیگهای برای تماس بخواین.